Erfassung & Bearbeitung

Strukturiert und flexibel

Strukturierte Erfassung

Mit Intrafox erfassen und ordnen Sie Reklamationen, Beschwerden, Anregungen und Lob in einer frei gestaltbaren Oberfläche. Dabei fragt Intrafox wichtige Informationen wie Sachverhalt, Erwartungen, Zusagen oder Eingangskanal strukturiert ab, ergänzt diese Informationen mit Dokumenten oder Bildern und verknüpft sie mit den zugehörigen Kontaktdaten. Durchdachte Details, etwa das konfigurierbare Format der laufenden Vorgangsnummer oder die Unterscheidung zwischen Artikulations- und Eingangsdatum, bilden die Anforderungen praxisnah ab.

Vorgangsmeldungen

In Intrafox können Sie beliebig viele Formulare gestalten und im Intranet oder Internet zur Vorgangserfassung bereitstellen, auch wenn diese in Inhalt, Layout und Design voneinander abweichen. So können Reklamationen und Beschwerden über verschiedene spezifische Formulare gemeldet werden. Bei Eingang einer Vorgangsmeldung wird der vom System automatisch zugewiesene Bearbeiter per E-Mail benachrichtigt. Nach seiner Freigabe steht die Vorgangsmeldung im System zur weiteren Bearbeitung und Auswertung zur Verfügung. Darüber hinaus verfügt Intrafox über eine universelle XML-Schnittstelle zur Übernahme von Vorgangsmeldungen aus Fremdsystemen.

Flexible Kategorisierung

Die Entwicklung der Kategorien ist in der Praxis ein laufender Prozess. Mit Intrafox bleiben Sie flexibel und erstellen oder ergänzen individuelle Kategorienbäume in beliebiger Tiefe. Auch die Umbenennung von Kategorien im produktiven Betrieb ist möglich, ohne dass Sie hierfür auf externe Dienstleistungen angewiesen sind.

Assoziierte Personen

Eine Spezialität im Intrafox Complaint Manager ist die Zuordnung von Vorgängen zu Kontakttypen und Kontaktrollen. Kontakttypen, beispielsweise Firmen oder Personen, definieren die im entsprechenden Datensatz verfügbaren Felder (z. B. Name, Vorname, Firma, Postfach, etc.). Kontaktrollen beschreiben die Rolle im Kontext mit dem Vorgang, beispielsweise Beschwerdeführer oder Rechtsbeistand. Durch diese Unterscheidungsmöglichkeiten können Sie auf spezifische Anforderungen Ihres Geschäfts eingehen und auch in komplexen Reklamationen oder Beschwerdevorgängen professionell reagieren.