Integrierte Kommunikation

Einfach und sicher

Stellungnahmen

Stellungnahmen fordern Sie direkt aus dem System an. Dazu setzen Sie eine Abgabefrist, formulieren eine persönliche Nachricht und verschicken dann über den Intrafox Complaint Manager per E-Mail einen Link zu einem Stellungnahmeformular. Hier kann der Adressat alle relevanten Informationen einsehen, seine Stellungnahme abgeben und Dokumente einspielen. Einen Benutzeraccount benötigt er nicht. Das System benachrichtigt den Bearbeiter automatisch, wenn eine Stellungnahme eingeht oder der Adressat die Abgabefrist überschreitet.

Benachrichtigungssystem

Intrafox verfügt über ein integriertes Benachrichtigungssystem, mit dem Sie einzelne Vorgänge, beispielsweise Lob, an Ihre Mitarbeiter kommunizieren können. Hierzu wird direkt aus dem System eine E-Mail mit Link zu einer Informationsseite an ausgewählte Empfänger verschickt. Die Informationsseite kann mit einem Verfallsdatum versehen werden, so dass immer nur die aktuellsten Informationen in Umlauf sind.

Dokumentenverwaltung und -erzeugung

Im Intrafox Complaint Manager können Sie beliebige Dateien bzw. Dokumente erzeugen, einspielen und verwalten. Textbausteine und frei gestaltbare Vorlagen erleichtern die Arbeit zusätzlich. Alle Dokumente stehen dann als Brief, Fax oder für E-Mails zur Verfügung.

Alle Kommunikationsformen

Neben den genannten Funktionen sind im Intrafox Complaint Manager weitere umfangreiche Möglichkeiten der Kommunikation integriert. So unterstützt der komfortable E-Mail-Client die Versendung an beliebig viele Empfänger oder Gruppen. Für Anhänge stehen neben dem Upload auch alle Dateien der zentralen Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Natürlich können Sie auch schriftliche oder telefonische Korrespondenz erfassen und als Dokument oder Sprachdatei einbinden. Anhand einer zentralen Kontakthistorie haben Sie jederzeit den Überblick.

Vorgangsinformationen im Intranet

Sie können Vorgänge freigeben und im Intranet veröffentlichen. So können sich auch Mitarbeiter, die über kein Benutzerkonto verfügen, über Stand und Inhalt von Beschwerden informieren. Die gewählten Vorgänge können Sie über Filterprofile beliebig einschränken, so dass z. B. nur Reklamationen oder Beschwerden zu einer bestimmten Organisationseinheit dargestellt werden. Dazu stellt Intrafox beliebig viele Listen bereit, die Sie in Inhalt und Layout an Ihre Anforderungen und Ihr Corporate Design anpassen können.