Organisation & Automation

Eine Lösung, die mitdenkt

Organisation & Zusammenarbeit

Mit Intrafox organisieren Sie Ihr Beschwerdemanagement wahlweise zentral oder dezentral. Dabei bilden Sie Ihre Organisation im System so ab, dass jede Organisationseinheit nur die sie betreffenden Vorgänge einsehen und bearbeiten kann und zugleich eine Kontrolle durch eine übergeordnete Stelle erfolgen kann. Zudem führen Sie alle Bearbeiter und Teilnehmer in einem internen synchronisierbaren Adressbuch, in dem Sie auch Bearbeiterteams oder Teilnehmergruppen organisieren können.

Workflow & Automatisierung

Mit Intrafox steuern Sie Vorgangsmeldungen nach der Erfassung automatisch zum richtigen Bearbeiter. Sie übergeben komplette Vorgangsakten mit allen Dokumenten, Aufgaben, Stellungnahmen, Korrespondenzen und Fristen an Benutzer oder Benutzerteams. Wird ein Vorgang beispielsweise als »rechtlich relevant« kategorisiert, kann das System automatisch Ihre Rechtsabteilung informieren. Und vor dem Schließen einer Vorgangsakte erfolgt eine automatische Überprüfung auf möglicherweise noch fehlende Arbeitsschritte. Intrafox optimiert den Durchlauf, sorgt für einen robusten Prozess und lässt Ihnen somit Kapazitäten für Ihre Kernaufgaben.

Information und Eskalation

Ein Kunde sagte einmal: »Excel-Listen schreien nicht«. Intrafox schon. Wenn eine Stellungnahme oder Vorgangsmeldung eingeht, wenn Aufgaben oder Maßnahmen fällig werden, wenn Fristen überschritten werden, wenn Sie einen Vorgang übernehmen sollen oder wenn eine Vorgangsakte unbearbeitet bleibt: das System benachrichtigt Sie automatisch.

Einfache Individualisierung

Selbstverständlich können Sie Intrafox einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu konfigurieren Sie eigene Masken, Erfassungsformulare, sortierbare Listen und Felder. Oder Sie definieren Ihre persönliche Startseite und den persönlichen Verlauf, formulieren passende Vorgangstypen und Kategorien, hinterlegen Workflows für die Lenkung von Vorgangsmeldungen und setzen Fristen für alle denkbaren Aktivitäten. Sie geben Vorlagen und Textbausteine vor und definieren Informations- und Eskalationsdienste. In Intrafox gibt es praktisch nichts, was Sie nicht auf Ihre Anforderungen hin selbst einstellen können.

Follow-up-Maßnahmen

Follow-up-Maßnahmen lassen sich in Intrafox ebenso bearbeiten wie die Vorgänge selbst. Das beinhaltet selbst Teilmaßnahmen mit unterschiedlichen Umsetzungsterminen und Teilverantwortlichkeiten. Äußerst flexibel ist die Zuordnung von Vorgängen zu Maßnahmen. Ob Sie auf eine Beschwerde mit drei Maßnahmen reagieren oder eine Korrekturmaßnahme initiieren, mit der Sie auf fünf verschiedene Beschwerden reagieren: In Intrafox behalten Sie immer den Überblick.