Lösungen

Beschwerdemanagement Software

Mit dem Beschwerdemanagementsystem Intrafox haben Sie Lob und Beschwerden immer im Blick und sparen Zeit.

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Sie suchen eine Beschwerdemanagement Software weil Sie Lob und Beschwerden effizienter und zuverlässiger bearbeiten möchten? Oder weil Ihnen derzeit einfach eine systematische Beschwerdeauswertung fehlt oder weil Sie konkrete Verbesserungsmaßnahmen planen? Sie suchen ein zukunftssicheres System? Für ein effizientes Beschwerdemanagement ist die Software Intrafox genau die richtige Lösung.

Zentrales oder dezentrales Beschwerdemanagement

Mit Intrafox organisieren Sie Ihr Beschwerdemanagement dezentral, z.B. durch Servicemitarbeiter, Niederlassungen, oder zentral, z.B. durch eine eigene Beschwerdestelle. Das Beschwerdemanagementsystem erlaubt es, dass sich jeder am Vorgang Beteiligte jederzeit über die Beschwerde und deren Bearbeitung informieren kann. Welche Bearbeiter oder welches Team dabei welche Vorgänge einsehen oder bearbeiten können, wird in der Beschwerdemanagement Software definiert. Dabei werden Teamstrukturen unterstützt.

Erfassung von Beschwerden

Mit der Beschwerdemanagement Software Intrafox erfassen Sie Lob und Beschwerden via Telefon, E-Mail, Brief oder Fax. Einen wichtigen Beschwerdekanal öffnen Sie für Ihre Kunden und Interessenten über das individuell anpassbare Feedbackformular auf Ihrer Webseite. Die darüber kommunizierten Beschwerden stehen direkt in der Beschwerdemanagement Software zur Verfügung.

Der dem Vorgang über ein intelligentes Routing zugeordnete Bearbeiter kann automatisch per E-Mail über den Eingang benachrichtigt werden. Kleinstbeschwerden können direkt während der Erfassung abgeschlossen werden. Diese erfordern dann keine weitere Bearbeitung mehr, stehen aber sofort für Ihre Beschwerdeauswertung zur Verfügung.

Beschwerden einfach bearbeiten

Kategorisieren Sie das Feedback in der Beschwerdemanagement Software nach Inhalt, Produkt, Art des Problems, betroffener Organisationseinheit, Relevanz oder weiteren beliebigen Kriterien. Dabei wird selbstverständlich auch die Mehrfachzuordnung zu mehreren Kategorien unterstützt. Durch ein integriertes Eskalationsmanagement werden Termine sicher eingehalten und eine Beschwerde eskaliert zunächst innerhalb Ihrer Organisation bevor Ihr Kunde etwas davon bemerkt.

Leitfaden: Beschwerdemanagement einführen

Sie möchten das Beschwerdemanagement in Ihrem Unternehmen professionell auf- oder ausbauen, sind sich aber nicht sicher wie Sie vorgehen sollen? In unserem Leitfaden erhalten Sie umfangreiche Informationen, damit Ihr Beschwerdemanagement zum Erfolg wird.

Kommunikationsmöglichkeiten

Für eine schnelle Beschwerdebearbeitung bietet Intrafox vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten und das sowohl für die interne (z.B. mit den Mitarbeitern) als auch für die externe Kommunikation (z.B. mit dem Beschwerdeführer). Sie können auf die Kontaktdaten aus dem Adressbuch direkt in der Beschwerdemanagement Software zugreifen. Kundenstammdaten können automatisch mit Ihrem CRM- und ERP-System abgeglichen werden.

Holen Sie von einem beteiligten Mitarbeiter eine Stellungnahme zur Beschwerde ein. Oder versenden Sie E-Mails mit angehängten Dokumenten direkt aus der Beschwerdemanagement Software. Auf Knopfdruck verschicken Sie an den Beschwerdeführer, z.B. ein Anschreiben und bedienen sich dabei aus Textbausteinen und Vorlagen. Lob wird über das Benachrichtigungssystem direkt an die betreffende Abteilung weitergeleitet. Mit der Kontakthistorie des Beschwerdemanagementsystems behalten Sie den Überblick über jegliche Korrespondenzen – intern und extern.

Maßnahmenmanagement

Das zentrale Maßnahmenmanagement des Beschwerdemanagementsystems sorgt dafür, dass Sie einzelne oder aus einer Häufung von Beschwerden abgeleitete Verbesserungsmaßnahmen einfach koordinieren. Weisen Sie jeder Maßnahme in der Beschwerdemanagement Software einen Verantwortlichen und Termin zur Umsetzung zu.

Systematische Beschwerdeauswertung

Aus Lob- und Beschwerden können Sie wertvolle Informationen ziehen. Deshalb bietet Ihnen die Beschwerdemanagement Software vielfältige Auswertungsmöglichkeiten, z.B. die Entwicklung der Beschwerden nach Zeiträumen, in den einzelnen Organisationseinheiten oder nach Inhalten, Kosten und Produkten. Unterschiedliche Auswertungen stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung, die Sie auch auf Wunsch automatisch per E-Mail erhalten. Auf Basis der vielfältigen Reporttypen können Sie sehr einfach eigene Reports erstellen und verwenden.


Beschwerde- und Reklamationsmanagement

Mit Intrafox haben Sie die Möglichkeit sowohl Ihr Beschwerde als auch Ihr Reklamationsmanagement in nur einem Modul abzubilden. So entscheiden Sie bei Eingang einer negativen Äußerung Ihres Kunden ob es sich um eine Reklamation mit Rechtsanspruch handelt oder um eine Beschwerde, die lediglich die Unzufriedenheit Ihres Kunden ausdrückt. Kategorisieren Sie das Feedback in Intrafox und nehmen Sie entsprechende Maßnahmen vor um die Zufriedenheit Ihres Kunden wieder herzustellen.

Beschwerdemanagement Software - Highlights

  • Durchgängig webbasierte Beschwerdemanagement Software
  • Automatischer, zyklischer Abgleich der Kundenstammdaten in der Beschwerdemanagement Software mit CRM- und ERP-Systemen
  • Jeder am Vorgang Beteiligte kann sich jederzeit über den Bearbeitungsstand informieren
  • Automatisierte Abläufe, z.B. automatische Zuordnung von Vorgängen an den richtigen Bearbeiter oder Eskalationen nach Überschreiten von Fristen
  • Abbildung der Verantwortlichen und Bearbeiter in der Beschwerdemanagement Software
  • Übergabe von kompletten Vorgängen inklusive aller Dokumente an einen anderen Mitarbeiter, z.B. bei Urlaubsvertretung
  • Für Vorgangserfassung, Stellungnahmen und Einsicht in Reports sind keine zusätzlichen Lizenzen der Beschwerdemanagement Software notwendig
  • Umfassende realtime Auswertungsmöglichkeiten
  • Unsere umfangreichen Beratungs- und Dienstleistungen helfen Ihnen bei der Einführung und Umsetzung Ihres Beschwerdemanagements

10 Tipps zum Beschwerdemanagement

Hier erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihr Beschwerdemanagement richtig einführen.

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Broschüre

In unserer Broschüre sind alle Informationen zum Beschwerdemanagement kompakt zusammengefasst.

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Reklamationsmanagement

Intrafox beherrscht sowohl das Beschwerde- als auch das Reklamationsmanagement und auf Wunsch in nur einem Modul. Hier erhalten Sie mehr Informationen zum Reklamationsmanagement.

Reklamationsmanagement

Intrafox

Das Beschwerdemanagement ist ein Modul von Intrafox. Hier erfahren Sie mehr über die Software.

Qualitätsmanagementsoftware

Anwenderbericht

Beschwerdemanagement bei der Kreissparkasse München Starnberg

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