Lösungen

Dokumentenlenkung

Mit dem Dokumentenlenkungssystem steuern Sie mit geringem Aufwand den gesamten Lebenslauf Ihrer Dokumente.

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Die Bereitstellung, Freigabe und das Auffinden von Dokumenten erfordert in Unternehmen viel Zeit. Mit einer Dokumentenmanagement Software erleichtern Sie die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen, erhöhen die Wirtschaftlichkeit und sparen Kosten ein. Natürlich unterstützt das Dokumentenlenkungssystem dabei die Anforderungen an die QM-Dokumentenlenkung in den qualitätsrelevanten Normen, z.B. DIN EN ISO 9001:2008.

Dokumente erstellen und bearbeiten

Im Dokumentenlenkungssystem erstellen und bearbeiten Sie Ihre Dokumente direkt in den MS Office Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder Visio. Dabei können Sie unterschiedlichste Formatvorlagen im System hinterlegen, z.B. für Formulare oder Anweisungen. Für alle MS Office Formate werden außerdem automatisch PDF und HTML Voransichten generiert.

Die Dokumentenmanagement Software erinnert Sie automatisch an die zyklische Überprüfung von Dokumenten und dokumentiert das Prüfergebnis. Änderungen in Dokumenten werden dabei vom System automatisch markiert und hervorgehoben. Zu jedem Dokument im Dokumentenmanagementsystem können Sie Metadaten anlegen, bspw. die Gültigkeitsbereiche oder die mitgeltenden Unterlagen. Diese Informationen können via Platzhalter direkt in das Dokument „gedruckt“ werden.

Tipp

Ihr aktuelles Filesystem können Sie auf Wunsch bequem in das Dokumentenlenkungssystem importieren. Hierzu ziehen Sie die bestehende Ordnerstruktur inklusive Dokumente per Stapelimport einfach ins System.

Dokumente freigeben und Workflowmanagement

Im Dokumentenlenkungssystem lenken Sie Ihre Dokumente über frei definierbare Prüf- und Freigabeworkflows. Sie können zu jedem Dokumententyp die Schritte festlegen, die das Dokument bis zur Freigabe durchlaufen muss. Alle durchgeführten Schritte werden dabei in der Dokumentenmanagement Software normgerecht dokumentiert und sind so jederzeit nachvollziehbar. Die alte Version wird automatisch archiviert.

Ist ein Benutzer für die Bearbeitung, Prüfung oder Freigabe eines Dokuments zuständig, wird er automatisch über eine Aufgabe in der Dokumentenlenkungssoftware und per E-Mail informiert. Durch ein integriertes Eskalationsmanagement werden Fristen und Termine sicher eingehalten.

Verteilung der Dokumente

Das Dokumentenmanagementsystem informiert alle betroffenen Mitarbeiter automatisch über neue freigegebene Dokumente. Über einen Link in der zugehörigen Leseaufgabe und E-Mail gelangen die Benutzer direkt zum Dokument und können hier gegebenenfalls eine erforderliche elektronische Lesebestätigung abgeben.

Navigation und Suche

Im Dokumentenmanagementsystem navigieren Sie über eine übersichtliche Baumstruktur, Ihre Favoriten oder auch grafische Navigationsseiten. Die Dokumentenstruktur können Sie nach Ihren individuellen Bedürfnissen gestalten, beispielsweise nach Organisationseinheiten, Prozessen oder Normkapiteln. Dabei stehen den Lesern nur aktuell gültige Dokumente zur Verfügung. In der Dokumentenlenkung Software finden Ihre Mitarbeiter über Filtermöglichkeiten und eine umfassende Feld- und Volltextsuche schnell die benötigten Dokumente. Dabei können Sie über die Rechtevergabe steuern, auf welche Ordner und Dokumente Ihre Mitarbeiter zugreifen können.

Dokumentenlenkung - Highlights

  • Durchgängig webbasiertes Dokumentenlenkungssystem
  • Frei definierbare Prüfungs- und Freigabeworkflows
  • Aufgaben- und Eskalationsmanagement mit E-Mail-Anbindung
  • Verteilung und elektronische Lesebestätigung
  • Automatische Archivierung und Revisionierung
  • Schnellansichten der Dokumente als HTML und PDF

Das Modul Dokumentenlenkung, der Qualitätsmanagementsoftware Intrafox, bieten wir mit der Software roXtra unseres Kooperationspartners Rossmanith an. Ihr Vorteil durch die Integration des Dokumentenmanagementsystems roXtra und Ihrer Intrafox-Module: Sie verwalten, lenken und überarbeiten Ihre Dokumente komfortabel und transparent in roXtra und greifen auf diese direkt aus Intrafox zu. So kombinieren Sie eine lückenlose und normgerechte Dokumentation mit Ihrem Audit-,  Ideen-, Beschwerde- und Reklamationsmanagement. Und das alles mit einer einzigen Anmeldung und in einer Oberfläche.


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In unserer Broschüre sind alle Informationen zur Dokumentenlenkung kompakt zusammengefasst.

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Rossmanith

Das Unternehmen Rossmanith ist mit seiner Software roXtra unser Kooperationspartner im Bereich Dokumentenlenkung.

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