Mitarbeiterbefragung Übersicht

Mitarbeiterbefragung Tipps

Egal ob Sie Ihre Mitarbeiterbefragung allein oder mit einem Dienstleister durchführen. Diese 10 Regeln und Tipps sollten Sie dabei unbedingt beachten.

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Mitarbeiterbefragungen sind ein sensibles Thema. Einerseits kann man nicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen, ohne diese zu kennen. Andererseits dürfen die Ergebnisse nicht dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter Nachteile befürchten müssen. Und schließlich führt eine schlechte Durchführung auch zu einem Imageverlust im Unternehmen. Folgende Tipps sollten Sie beachten:

  1. Informationsbedarf der Mitarbeiterbefragung definieren

    Wenn Sie Ihre Mitarbeiterbefragung planen, überlegen Sie bitte zuerst genau,

    • was die Zielsetzung der Betriebsklimaanalyse ist.
    • ggf. welche bestehenden oder empfundenen Probleme die Mitarbeiterumfrage klären soll.
    • welche Informationen Sie dafür benötigen.
    • Aus welchen Informationen Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden können

    Prüfen Sie, ob Standardfragebögen Ihre individuellen Ziele erfüllen und stellen Sie keine Fragen nur um der Fragen willen.

  2. Commitment einholen

    Holen Sie alle Beteiligten frühzeitig „ins Boot“. Berücksichtigen Sie dabei die verschiedenen Interessen z.B. der Personalabteilung, der Geschäftsführung, Ihren Führungskräften und dem Betriebsrat. Sollten Sie einmal bei einem Beteiligten auf völlige Ablehnung stoßen, dann spielen Sie den Ball zurück: Fragen Sie, wie denn die Mitarbeiterbefragung aussehen müsste, um die Zustimmung zu gewinnen. Meist sind Ängste ursächlich, die sich im Nachhinein als unbegründet herausstellen oder zumindest leicht zu entkräften sind.

  3. Kommunikation und Durchführung der Mitarbeiterbefragung gut planen

    Planen Sie die Kommunikation und Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung rechtzeitig. Berücksichtigen Sie Wochenenden, Feiertage und Urlaubszeiten und denken Sie bei Papierbefragungen an den Postweg. Ein einfacher Plan könnte beispielhaft wie folgt aussehen:

    • Vorankündigung der Mitarbeiterumfrage (je nach Unternehmen 4 – 12 Wochen vor Start)
    • Einladung der Teilnehmer (zum Start der Feldzeit)
    • Feldzeit der Mitarbeiterbefragung (z.B. 3 Wochen)
    • Reminder (z.B. 3-5 Tage vor Ende der Feldzeit)
    • Kommunikation der Ergebnisse (z.B. 2 Wochen nach Ende der Feldzeit)
    • Konkretisierung der weiteren Vorgehensweise (z.B. 6 Wochen nach Ende der Feldzeit)
    • Kommunikation einzelner Maßnahmen und der Wirksamkeit der Maßnahmen
  4. Die richtige Ansprache der Teilnehmer

    Auch eine Frage der Akzeptanz: die möglichst kurze und attraktive Kommunikation zur Befragung. Versetzen Sie sich in Ihre Teilnehmer hinein und lassen Sie möglichst keine Fragen offen:

    • Worum geht es?
    • Wer führt die Mitarbeiterbefragung durch?
    • Was ist die Motivation?
    • Welche Vorteile hat der Mitarbeiter durch die Teilnahme?
    • Wie lange dauert die Mitarbeiterbefragung?
    • Bis wann kann ich an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen?
    • Wie wird die Anonymität gewährleistet?
  5. Anonymität der Mitarbeiterbefragung gewährleisten

    Mit der Glaubwürdigkeit der Anonymität steht oder fällt Ihre Mitarbeiterbefragung. Treffen Sie die notwendigen Vorkehrungen um die Anonymität  zu gewährleisten, u.a.:

    • Sagen Sie Ihren Mitarbeitern Sanktionsfreiheit zu: Eine Mitarbeiterbefragung darf niemals zu negativen Konsequenzen führen.
    • Wenn Sie nach verschiedenen Organisationseinheiten differenzieren möchten, dann fassen Sie Einheiten mit z.B. weniger als 5 oder 10 Mitarbeitern vorab zusammen.
    • Vereinbaren Sie mit einem externen Anbieter einen Verzicht auf Lieferung der Rohdaten.
    • Beachten Sie bei offenen Fragen, dass hier auch Namen von Kollegen eingegeben werden können. Anonymisieren Sie daher die Verbatims.
    • Trennen Sie bei einer Online-Befragung personenbezogene Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) von den Ergebnisdaten.
  6. Mitarbeiterbefragung: online oder auf Papier?

    Entscheiden Sie sich für das geeignete Medium: Oft haben gewerbliche Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Computer, so dass hier eine Papierbefragung kombiniert mit einer elektronischen Mitarbeiterbefragung die einzig sinnvolle Feedbackmöglichkeit ist. Dann muss für die Papierversion geklärt werden:

    • Über welche Verteiler läuft die Kommunikation (z.B. Schwarzes Brett, Hauspost, Beilage zur Gehaltsabrechnung)?
    • Wie bekommen die Mitarbeiter den Papierfragebogen
    • Wie erfolgt die Rücksendung logistisch (gesammelt und/oder einzeln an den externen Dienstleister; Rücksendekuvert vorsehen!

    Bei der passenden Zielgruppe trifft eine Online-Befragung allerdings in der Regel auf eine deutlich höhere Akzeptanz und kostengünstiger ist sie auch. Aber auch hier müssen einige Fragen beantwortet werden, u.a.:

    • Wie wird die Anonymität der Mitarbeiterumfrage sichergestellt?
    • Wie werden dabei Mehrfachteilnahmen ausgeschlossen?
    • Wie kann die Fragebogenbearbeitung nach Abbruch wieder aufgenommen werden ohne von vorne beginnen zu müssen?
    • Gibt es eine Fragebogenlogik, z.B. mit Antwortpflichten, Filterführungen oder Einblendbedingungen?

    Eine Kombination von Papier- und Online-Befragung wird übrigens als Hybridbefragung bezeichnet.

  7. Teilnehmerakzeptanz fördern

    Was nützt der beste Fragebogen, wenn ihn niemand ausfüllt? Berücksichtigen Sie neben der Sanktionsfreiheit und Anonymität weitere Faktoren zur Teilnehmerakzeptanz der Mitarbeiterumfrage:

    • Glaubhafte und kurze Kommunikation
    • schnell zu bearbeitender Fragebogen (knappe Fragen, überschaubare Antwortmöglichkeiten, vernünftiger Umfang: z.B. 10 Minuten)
    • Vermeidung von allzu persönlichen Fragen
    • Symmetrische Skalen (wenn es ein „sehr gut“ gibt, sollte es am anderen Ende der Skala auch ein „sehr schlecht“ geben)
    • Bei internationalen Unternehmen: Geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, den Fragebogen in ihrer Sprache zu bearbeiten.
  8. Eindeutige Fragen stellen

    „Meine direkte Führungskraft trifft verbindliche und richtige Entscheidungen“ Ja, was denn nun? Verbindlich oder richtig? Das Beispiel zeigt: mit mehrdeutigen oder missverständlichen Fragen lassen sich keine exakten Ergebnisse erzielen. Formulieren Sie so präzise wie nur eben möglich – und immer nur einen Aspekt. Achten Sie auch darauf, Fragen kurz und klar zu formulieren. Das hilft auch bei mehrsprachigen Mitarbeiterbefragungen, Fehler in der Übersetzung zu vermeiden.

  9. Auswertung der Mitarbeiterumfrage planen

    Planen Sie die gewünschten Differenzierungsmerkmale (z.B. nach Organisationseinheiten) gleich im Zuge der Fragebogenentwicklung mit ein. Nur so können Sie sicher sein, dass nach allen Merkmalen auch differenziert werden kann.

    Halten Sie Auswertungen so, dass auch Bereichsreports von jeder betreffenden Führungskraft ohne Statistikstudium verstanden werden können. In den meisten Fällen kommen Sie mit arithmetischen Mittelwerten und Antworthäufigkeiten aus. Die Standardabweichung kann leicht ausgewertet werden, wird aber nur von den wenigsten richtig verstanden. Auf Indizes oder Portfoliodarstellungen sollten Sie besser verzichten, wenn diese nicht allzu transparent sind.

    Organisationseinheiten, wie Geschäftsfelder, Bereiche, Niederlassungen, Abteilungen oder Teams können Sie gerne im Vergleich mit dem Gesamtergebnis auswerten. Ein Vergleich zwischen den Organisationseinheiten sollte jedoch gut überlegt sein, wenn nicht Äpfel mit Birnen verglichen und eine künstliche Wettbewerbssituation geschaffen werden soll.

  10. Realistische Follow-up Maßnahmen

    Um zu Maßnahmen zu kommen, gehen Sie bei der Auswertung zunächst vom Groben zum Feinen. Vergessen Sie starre Schwellwerte, bei deren Übertretung eine Maßnahme einzuleiten ist. Rechnen Sie eher damit, dass eine Organisationseinheit mit der Umsetzung von 1-3 Verbesserungsmaßnahmen im Jahr ausgelastet ist. Getreu dem Motto: Lieber eine Maßnahme erfolgreich umsetzen als 10 Baustellen aufmachen, welche dann bei den Prozessbeteiligten und den Teilnehmern Ihrer Mitarbeiterbefragung für Frust sorgen.

    Kommunizieren Sie den Erfolg von Maßnahmen an alle Mitarbeiter. Als Werbung für Ihre nächste Mitarbeiterbefragung.

Mitarbeiterbefragung - Unsere Leistungen

  • Startworkshop zur Klärung von Zielsetzung und Informationsbedarf
  • Durchführungskonzeption
  • Fragebogenentwicklung
  • Unterstützung zur Teilnehmerkommunikation
  • Durchführung der Befragung (Online, Papier, Hybrid)
  • Reporting
  • Empfehlung von Follow-up Maßnahmen

Anwenderbericht

Betriebsklima-Analyse bei Peter Kölln KGaA

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10 Tipps zur Mitarbeiterbefragung

Best Practice-Ansatz zur Durchführung und Umsetzung Ihrer Mitarbeiterbefragung.

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