Lösungen

Reklamationsmanagement Software

Mit Intrafox haben Sie Ihre Reklamationen immer im Griff und finden schnell die optimalste Maßnahme.

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Mit der Reklamationsmanagement Software Intrafox erfassen und bearbeiten Sie Reklamationen sicher und effizient und koordinieren die Maßnahmen im systemeigenen Maßnahmenmanagement. Denn einen Haken im Kästchen „Reklamation“ in einem ERP-System zu setzen, reicht nicht aus, um eine Kundenbeziehung nachhaltig zu sichern.

Erfassung von Reklamationen

Erfassen Sie mit Intrafox Reklamationen via Telefon, E-Mail, Brief oder Fax. Die Eingabe erfolgt strukturiert über ein Webformular, z.B. im Intranet, über welches auch eingescannte Dokumente (z.B. Kundenfehlerberichte, Lieferscheine, etc.) erfasst werden. Die Reklamationen können von einer zentralen Reklamationsstelle, vom Kunden selbst oder von jedem Mitarbeiter mit Kundenkontakt eingegeben werden. In den letzten beiden Fällen wird der zuständige Bearbeiter von der Reklamationsmanagement Software sofort automatisch per E-Mail über den Eingang der Reklamation informiert.

Reklamationsbearbeitung

Differenzieren Sie in der Reklamationsmanagement Software nach Beschwerden und Reklamationen und prüfen Sie den Anspruch des reklamierenden Kunden (z.B. via Stellungnahme der betreffenden Fachabteilung). Kategorisieren Sie die Reklamationen nach Inhalt, Produkt, Lösung, betroffener Organisationseinheit oder individuellen Kategorien.

Ist die Reklamation berechtigt legen Sie das Ergebnis der Reklamation (Nachlieferung, Nachbesserung, Wandelung oder Minderung) in Abstimmung mit dem Kunden fest. Die Auslösung von Ersatz-, Nachlieferungen oder Gutschriften erfolgt direkt über die Reklamationsmanagement Software via E-Mail mit Link zu einer Informationsseite und Lesebestätigung. Intrafox unterstützt selbst Service Level Agreements mit definierten Reaktionszeiten.

Kundenkommunikation

Die Reklamationsmanagement Software unterstützt Sie perfekt in der kompletten Kommunikation mit dem Kunden: Erstellen Sie auf Knopfdruck aus frei definierbaren Textbausteinen eine Eingangsbestätigung oder einen Zwischenbescheid und versenden Sie diese per E-Mail, per Fax oder per Post. Integrieren Sie Dokumente in Ihre Kundenkorrespondenz oder protokollieren Sie Telefonate direkt in der Reklamationsmanagement Software.

Eine Historie über alle Bearbeitungs- und Kommunikationsschritte hilft Ihnen dabei, über den Stand jeder einzelnen Reklamation schnell Auskunft zu geben. Wahlweise kann der Kunde zu jeder Statusänderung der Reklamationsbearbeitung auch automatisch per E-Mail von der Reklamationssoftware informiert werden.

Auswertungen und Bericht

In der Reklamationsmanagement Software stehen Ihnen umfangreiche Auswertungen und Berichte zur Verfügung. Überwachen Sie die Entwicklung Ihrer Reklamationsquote, z.B. nach Produkten, Lieferanten, Schüsselkunden oder anderen Kriterien und untersuchen Sie auffällige Häufungen. Erstellen Sie auf Knopfdruck kumulierte Berichte für jede Organisationseinheit oder informieren Sie Ihr Management mit zyklischen Berichten – vollautomatisch per E-Mail. Erstellen Sie Einzelberichte für Ihre Kunden, wie z.B. einen 8-D Report oder eine 5-Why-Analyse.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mit einem Onlineportal, direkt aus Intrafox, einen Überblick über alle Reklamationen gewähren, können Lerneffekte zur Reduzierung der Reklamationsquote beitragen.


Beschwerde- und Reklamationsmanagement

Die Begriffe Beschwerde und Reklamation werden oft gleichbedeutend verwendet, dabei gibt es eine klare Unterscheidung: Eine Reklamation ist eine Kundenbeschwerde, der ein Rechtsanspruch (z.B. aus einer zugesicherten Eigenschaft, eines Defekts innerhalt der Gewährleistungsfrist oder vereinbarten Garantiezeit) zugrunde liegt. Mit Intrafox bilden Sie auf Wunsch Ihr Lob-, Beschwerde- und Reklamationsmanagement in nur einem Modul ab. Denn auch Ihre Kunden unterschieden häufig nicht zwischen Reklamationen und Beschwerden.

Reklamationsmanagement Software - Highlights

  • Durchgängig webbasierte Reklamationsmanagement Software
  • Strukturierte Erfassung von Reklamationen über frei gestaltbare Webformulare
  • Automatisierte Abläufe, z.B. automatische Benachrichtigung des Bearbeiters oder Kunden, Eskalationen nach Überschreiten von Fristen, etc.
  • Die Reklamationssoftware unterstützt die Abbildung der Organisationsstruktur, Teamstrukturen und Verantwortlichen
  • Systemeigenes Maßnahmenmanagement
  • Umfassende Online-Auswertungen und Berichte in Echtzeit sowie Einzelauswertungen, wie z.B. 8D-Report oder 5-Why-Analyse
  • Bei der Einführung und Umsetzung Ihres Reklamationsmanagements werden Sie auf Wunsch, durch unsere umfangreichen Beratungs- und Dienstleistungen unterstützt

Broschüre

In unserer Broschüre sind alle Informationen zum Reklamationsmanagement kompakt zusammengefasst.

Download (1 MB)

Lob- und Beschwerdemanagement

Ihre Kunden unterscheiden häufig nicht zwischen Beschwerden und Reklamationen. Intrafox beherrscht beide Prozesse und das auf Wunsch in nur einem Modul. Hier erhalten Sie mehr Informationen zum Beschwerdemanagement.

Beschwerdemanagement

Intrafox

Das Reklamationsmanagement ist ein Modul von Intrafox. Hier erfahren Sie mehr über die Software.

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