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Beschwerdemanagement Software für Versicherer
Intrafox ist die führende Beschwerdemanagement Software für Versicherer und unterstützt Sie bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Den Report für die BaFin gemäß § 34d WpHG erstellen Sie per Knopfdruck. Das optionale Social Media Crawling berücksichtigt Aussagen, Bewertungen und Beschwerden zu Ihrem Versicherungsunternehmen im Internet. So sorgt Intrafox für eine bessere „Quality of Service“ und stärkt die Reputation.
Produktinformationen
Intrafox Beschwerdemanagement für Versicherer
- Web-basierte Beschwerdemanagement Software für Versicherer
- Betreibbar in Intranet oder Internet
- Als inhouse Installation oder per Inworks Cloud
- Inkl. vorgefertigter Elemente (z.B. Beschwerdeformular)
- Datenlöschkonzept für personenbezogene Daten gem. DSGVO
- Inkl. Software-Anpassung (z.B. Organisationsstruktur, Fristen, Textbausteine, BaFin Report)
- Optional: Social Media Crawling, weitergehende Individualisierung
Digitales Beschwerdemanagement für Versicherer
01
Stimulierung von Beschwerden
Öffnen Sie Feedbackkanäle und stimulieren Sie Lob und Beschwerden für Ihr Versicherungsunternehmen. Unsere Beschwerdemanagement Software unterstützt alle üblichen Kanäle: Intrafox ermöglicht eine einfache und niederschwellige Abgabe von Lob und Beschwerden per Feedbackformular auf Ihrer Website oder in Ihrem Intranet. Per E-Mail eingehende Lob und Beschwerdemeldungen wandern direkt via IMAP in System.
02
Erfassung von Lob und Beschwerden
Lob und Beschwerden können direkt durch den Beschwerdeführer, über einen Mitarbeiter via Intranet oder den Beschwerdemanager erfasst werden. Die Erfassung erfolgt strukturiert u.a. mit Stimmung und Absicht des Feedbackgebers sowie ggf. Dokumenten oder Bildern. Das eingehende Feedback kann per Workflow automatisch an einen Beschwerdemanager oder ein Team gelenkt werden. Eventuelle frühere Fälle eines Beschwerdeführers sind übrigens sofort ersichtlich.
03
Beschwerdebearbeitung und BaFin Report
Die Beschwerdemanagement Software bildet den gesamten Beschwerdemanagementprozess ab. Von der Kategorisierung (z.B. nach betroffenen Produkten, Prozessen oder Bereichen), über die automatische Information aller Beteiligten bis zur mehrstufigen Eskalation bei Passivität. Die komplette Vorgangsakte kann per Klick an einen nachfolgenden Bearbeiter übergeben werden. Meldungen mit mehreren Inhalte können sauber aufgegliedert werden. Den für Versicherer obligatorischen BaFin Report gemäß § 34d WpHG erstellen Sie auf Knopfdruck.
04
Kommunikation mit dem Beschwerdeführer
Intrafox bestätigt den Beschwerdeeingang automatisch per E-Mail. Für die weitere Kommunikation bietet die Beschwerdemanagement Software vordefinierbare Textbausteine und Dokumentenvorlagen. E-Mails und Briefe können so schnell und standardisiert erstellt werden. Persönliche oder telefonische Gespräche werden mit der integrierten Kontaktverwaltung mit Wiedervorlagemöglichkeit geplant und dokumentiert. Alle Bearbeitungsschritte werden historisch dokumentiert. Übrigens: Intrafox beherrscht sogar die Beauskunftung zu gespeicherten, personenbezogenen Daten an den Beschwerdeführer nach Art. 15 DS-GVO per Klick.
05
Social Media Crawling
Als Ergänzung zur Beschwerdemanagement Software versteht sich unser Social Media Crawling Dienst: Dieser durchsucht zyklisch Internetplattformen (z.B. auf Google, BING, Facebook, Twitter, check24 oder trustpilot) nach öffentlichen Aussagen, Bewertungen oder Beschwerden zu Ihrem Versicherungsunternehmen und erstellt daraus einen virtuellen Vorgang, der direkt in Intrafox zur Weiterbearbeitung an den zuständigen Kollegen geleitet wird.
06
Controlling, Auswertung und Reporting
Intrafox überwacht die Einhaltung von Bearbeitungszeiten und Fristen, erinnert und eskaliert, wenn es sein muss. Mit der Auswertung analysieren Sie den Beschwerdeeingang im zeitlichen Verlauf, dessen Verteilung nach Produkten, Eingangskanälen, Relevanz für BaFin oder Ombudsmann. Umfangreiche Filtermöglichkeiten, eine Volltextsuche sowie der Datenexport nach CSV/Excel ergänzen die vielfältigen Analysemöglichkeiten. Darüber hinaus erstellen sie auf Basis von auf anpassbaren Vorlagen individuelle Berichte inklusive Listen und Charts.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert mit Meldungen mit differenzierten Inhalten?
Zunächst ein Beispiel: Ein eingehendes Feedback enthält eine Beschwerde zur intransparenten Vertragsgestaltung sowie zur schlechten Erreichbarkeit. Die Aspekte unterscheiden sich thematisch und sind auch unternehmensintern unterschiedlich adressiert. In Intrafox können solche differenzierten Inhalte professionell aufgesplittet und dort verortet werden wo sie hingehören. Dies gewährleistet eine saubere Kategorisierung und eine aussagefähige Statistik.
Wie funktioniert die interne Kommunikation?
Die Beschwerdemanagement Software unterstützt die interne Kommunikation mit einer Vielzahl an Möglichkeiten: Informationen können zeitlich beschränkt einem definierten Empfängerkreis elektronisch verfügbar gemacht werden. Zusätzlich können Stellungnahmen, Kommentare oder Lesebestätigungen angefordert werden. Jeder Input wird unmittelbar in Intrafox historisch dokumentiert.
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