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Whistleblowing System nach EU-Richtlinie

Bis zum bis 17.12.2021 muss die EU-Hinweisgeber-Richtlinie (2019/1937) umgesetzt werden. Mit der Implementierung eines geeigneten Whistleblowing-Systems sollte rechtzeitig begonnen werden, denn die Richtlinie betriff alle Unternehmen über 50 Mitarbeiter.

Whistleblowing-System nach EU Hinweisgeber-Richtlinie
Produktinformationen

Intrafox Whistleblowing-System

  • Web-basiertes Whistleblowing-System für Intranet oder Internet
  • per Inworks Cloud (optional: inhouse Installation)
  • Inkl. vorgefertigter Elemente (z.B. Meldeformular, Whistleblowing -Portal)
  • Unterstützt kleinere Organisationen wie auch Konzern-/ Verbundstrukturen
  • Inkl. Software-Anpassung (z.B. Organisationsstruktur, Fristen, Textbausteine)
  • Optional: Weitergehende Individualisierung oder Anbindungen

 

Das interne Meldeverfahren nach EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Whistleblowing-System - Internes Meldeverfahren

Intrafox Whistleblowing System

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Meldung durch den Hinweisgeber

Whistleblower können u.a. neben Arbeitnehmern, Auftragnehmern und Partnern auch ehemalige oder zukünftige Arbeitnehmer sein. Mit dem Intrafox Whistleblowing-System können Hinweisgeber über Intranet und optional auch via Internet melden. Bereits ab der Meldung erhält der Whistleblower mit einem persönlichen Vorgangsschlüssel Transparenz zum Umgang mit seiner Meldung. Optional kann der Eingang gleich bei der Meldung automatisiert bestätigt werden.

Whistleblowing-System - Hinweisgeber
Whistleblowing-System - Eingangsbestätigung

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Eingangsbestätigung

Ein Whistleblowing muss gemäß EU-Richtlinie binnen sieben Tagen nach Eingang gegenüber dem Whistleblower bestätigt werden. Mit Intrafox geschieht dies in der Regel über das Whistleblowing-Portal: Hier kann der Whistleblower mit dem persönlichen Vorgangsschlüssel seine Meldung und den Bearbeitungsstand prüfen, kommentieren und Fragen zum Sachverhalt beantworten.

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Bearbeitung der Meldungen

Der Meldebearbeiter ist eine bestellte unparteiische Person oder ein Team, welche die Meldung elektronisch über Intrafox, telefonisch oder persönlich annimmt, mit dem Hinweisgeber elektronisch in Kontakt bleibt und ggf. zusätzliche Informationen erfragt sowie Rückmeldung gibt. Das Intrafox Whistleblowing System ermöglicht einen anonymen und geschützten Dialog zwischen Whistleblower und Meldungsbearbeiter.

Whistleblowing-System - Meldung bearbeiten
Whistleblowing-System - Reaktion

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Reaktion auf Meldungen

Gemäß EU-Hinweisgeber Richtlinie muss dem Whistleblower innerhalb eines angemessenen zeitlichen Rahmens Rückmeldung zum weiteren Umgang mit dem Sachverhalt gegeben werden. Die Richtlinie sieht hierfür eine Frist von 3 Monaten vor. Wir empfehlen allerdings deutlich kürzere Reaktionszeiten. Alle Fristen können in Intrafox mit einem mehrstufigen Eskalationsmechanismus sicher überwacht werden.

Whistleblowing-System - Fristen

Aufpassen: Recht auf Offenlegung

Die EU-Hinweisgeber-Richtlinie beschreibt ein mehrstufiges Meldeverfahren aus interner Meldung, externer Meldung und Offenlegung. Die Offenlegung ist dem Hinweisgeber u.a. gestattet, wenn auf eine Meldung nicht angemessen reagiert wurde oder eine direkte Gefährdung für das öffentliche Interesse besteht. Ein gut funktionierendes internes Whistleblowing System minimiert das Risiko einer Offenlegung mit allen Nachteilen (Imageschäden, finanzielle Verluste).

Experten im Schutz von Meldern

Wir sind langjährige Experten im Schutz von Meldern und dem sicheren Umgang von sensiblen Meldungsinhalten. So setzen wir weitgehend dieselben Anforderungen wie im Whistleblowing schon seit über 15 Jahren in Krankenhäusern im Bereich CIRS (Critical Incident Reporting System) um.

Häufig gestellte Fragen

Was soll gemeldet werden?
Gemeldet werden Verstöße gegen EU-Recht, nationales Recht sowie gegen wichtige interne Regularien. Die meisten Unternehmen sind u.a. betroffen von möglichen Verstößen in den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Umweltschutz, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten (DS-GVO), Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.
Muss das Whistleblowing-Portal im Internet verfügbar sein?
Whistleblower können nach EU–Richtlinie auch ehemalige oder kommende Arbeitnehmer sein oder Personen bei Auftragnehmern oder Lieferanten. In der Praxis wird jedoch oft von fast 100% internen Meldungen ausgegangen, so dass das Whistleblowing System in der Regel nur im Intranet zum Einsatz kommt. Für mögliche externe Meldungen kann mit wenig Aufwand ein anderer Melde- und Dialogkanal angeboten werden.
Wie funktioniert der Dialog mit anonymen Whistleblowern?
Der Whistleblower bekommt bei der Abgabe einer Meldung auf dem Whistleblowing System einen sicheren, persönlichen Vorgangsschlüssel. Mit diesem Schlüssel kann der Whistleblower jederzeit seine Meldung, den Bearbeitungsstand und Informationen zu Folgemaßnahmen einsehen und auf Fragen anonym antworten sowie kommentieren.
Binnen welcher Frist muss auf ein Whistleblowing reagiert werden?
Die EU-Hinweisgeber Richtlinie sieht einem „ angemessenen zeitlichen Rahmen“ mit einer Frist von maximal 3 Monaten vor. Wie empfehlen deutlich kürzere Reaktionszeiten (z.B. 4 Wochen) als Standard festzulegen um eine Offenlegung nicht unnötig zu strapazieren. Intrafox erinnert automatisch je nach eingestellter Frist eskaliert in mehreren definierten Stufen.

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