08:00 – 17:00
+49 731 93807 – 0
Whistleblowing System nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Das nationale Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist nach langen Verhandlungen ab Juni 2023 in Kraft. Mit dem Intrafox Modul Hinweisgebersystem erfüllen Sie das Hinweisgeberschutzgesetz und setzen gleichzeitig das Beschwerdeverfahren gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) um.
Intrafox Whistleblowing-System
- Web-basiertes Whistleblowing-System für Intranet oder Internet
- per Inworks Cloud (optional: inhouse Installation)
- Inkl. vorgefertigter Elemente (z.B. Meldeformular, Whistleblowing -Portal)
- Unterstützt kleinere Organisationen wie auch Konzern-/ Verbundstrukturen
- Inkl. Software-Anpassung (z.B. Organisationsstruktur, Fristen, Textbausteine)
- Optional: Weitergehende Individualisierung oder Anbindungen
Das interne Meldeverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Intrafox Whistleblowing System
01
Meldung durch den Hinweisgeber
Whistleblower können u.a. neben Arbeitnehmern, Auftragnehmern und Partnern auch ehemalige oder zukünftige Arbeitnehmer sein. Mit dem Intrafox Whistleblowing-System können Hinweisgeber über Intranet und optional auch via Internet melden. Bereits ab der Meldung erhält der Whistleblower mit einem persönlichen Vorgangsschlüssel Transparenz zum Umgang mit seiner Meldung. Optional kann der Eingang gleich bei der Meldung automatisiert bestätigt werden.
02
Eingangsbestätigung
Ein Whistleblowing muss gemäß Hinweisgeberschutzgesetz binnen sieben Tagen nach Eingang gegenüber dem Whistleblower bestätigt werden. Mit Intrafox geschieht dies in der Regel über das Whistleblowing-Portal: Hier kann der Whistleblower mit dem persönlichen Vorgangsschlüssel seine Meldung und den Bearbeitungsstand prüfen, kommentieren und Fragen zum Sachverhalt beantworten.
03
Bearbeitung der Meldungen
Der Meldebearbeiter ist eine bestellte unparteiische Person oder ein Team, welche die Meldung elektronisch über Intrafox, telefonisch oder persönlich annimmt, mit dem Hinweisgeber elektronisch in Kontakt bleibt und ggf. zusätzliche Informationen erfragt sowie Rückmeldung gibt. Das Intrafox Whistleblowing System ermöglicht einen anonymen und geschützten Dialog zwischen Whistleblower und Meldungsbearbeiter.
04
Reaktion auf Meldungen
Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) muss dem Whistleblower innerhalb eines angemessenen zeitlichen Rahmens Rückmeldung zum weiteren Umgang mit dem Sachverhalt gegeben werden. Die Richtlinie sieht hierfür eine Frist von 3 Monaten vor. Wir empfehlen allerdings deutlich kürzere Reaktionszeiten. Alle Fristen können in Intrafox mit einem mehrstufigen Eskalationsmechanismus sicher überwacht werden.
Häufig gestellte Fragen
Was soll gemeldet werden?
Muss das Whistleblowing-Portal im Internet verfügbar sein?
Wie funktioniert der Dialog mit anonymen Whistleblowern?
Binnen welcher Frist muss auf ein Whistleblowing reagiert werden?
das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht einem „ angemessenen zeitlichen Rahmen“ mit einer Frist von maximal 3 Monaten vor. Wie empfehlen deutlich kürzere Reaktionszeiten (z.B. 4 Wochen) als Standard festzulegen um eine Offenlegung nicht unnötig zu strapazieren. Intrafox erinnert automatisch je nach eingestellter Frist eskaliert in mehreren definierten Stufen.
Eine Auswahl unserer Kunden
